Przeglądy techniczne i obsługa techniczna są jednym z czterech podstawowych działań mających wpływ na zapewnienie prawidłowej pracy systemu w obiekcie. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 czerwca 2010 r. w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków, innych obiektów budowlanych i terenów (Dz.U. nr 109 poz.719) konserwacja systemu sygnalizacji pożaru, jako urządzenia przeciwpożarowego, powinna być wykonywana okresowo, jednak nie rzadziej niż raz w roku. Obowiązek ten zgodnie z wyżej wymienionym rozporządzeniem nałożony jest na właściciela, zarządcę lub użytkownika obiektu.

Instalacja sygnalizacji pożarowej od pierwszego dnia oddania do eksploatacji (niezależnie czy obiekt jest użytkowany czy nie) powinna być właściwie konserwowana. Stan gotowości instalacji w czasie eksploatacji powinien być utrzymany na poziomie wyjściowym, tj. takim jaki był w momencie oddania do eksploatacji. W czasie pracy następuje pogorszenie właściwości technicznych instalacji. Mają na to wpływ m.in.:

• awarie,
• działalność ludzi,
• wady ukryte,
• wadliwy montaż,
• czynniki zewnętrzne trudne do przewidzenia,
• sabotaż.

W związku z powyższym konieczne jest wdrożenie mechanizmów i czynności, które pozwolą na odtworzenie pierwotnej sprawności instalacji i urządzeń przeciwpożarowych. Należy brać także pod uwagę działania mające na celu poprawę stanu bezpieczeństwa pożarowego obiektu, zawierające rozbudowę, zmiany i modernizację instalacji. Po każdym takim działaniu należy sprawdzić działanie całej instalacji.

Użytkownik powinien wyznaczyć osobę(-y) (nazywaną niekiedy operatorem) dyżurującą przy centrali. Jej zadaniem jest reagowanie na sygnały centrali. Osobę tę powinien przeszkolić konserwator w zakresie obsługi zgodnie z instrukcją, dostarczoną wraz z centralą (przewidzianą do zawieszenia przy centrali). Ponadto upoważniona przez użytkownika osoba powinna przeprowadzać cykliczne kontrole instalacji sygnalizacji pożarowej, wybiegające poza najprostsze czynności operatora. Jeżeli użytkownik nie jest w stanie zapewnić konserwacji sygnalizacji pożarowej przez własnych przeszkolonych specjalistów, to powinien podpisać stosowną umowę serwisową z konserwatorem – firmą instalatorską przeszkoloną przez producenta systemu sygnalizacji pożarowej.

Zakres czynności konserwacyjnych jakie powinny być wykonywane dla SSP jest dość dobrze opisany w Specyfikacji technicznej PKN-CEN/TS 54-14:2004. System sygnalizacji pożarowej – Część 14: Wytyczne planowania, projektowania, instalowania, odbioru, eksploatacji i konserwacji. W specyfikacji tej podane są dokładnie instrukcje odnośnie częstotliwości i rodzaju wykonywanych prac konserwacyjnych.

Specyfikacja techniczna CEN/TS 54-14:2004 zaleca następujące czynności konserwacyjne, podając okres ich wykonywania:

Obsługa codzienna – powinien ją wykonywać personel obiektu, a właściciel powinien ją zapewnić. Obsługa codzienna powinna polegać na sprawdzeniu:

• czy każda CSP, centrale i tablice sterownicze poszczególnych instalacji są w stanie normalnej pracy,
• czy podjęto odpowiednie działania w stosunku do poprzednich alarmów/uszkodzeń itp.,
• czy, jeżeli instalacja była wyłączona, sprawdzana lub wyciszona, to została przywrócona w stan dozorowania.

Wszystkie nieprawidłowości powinny zostać odnotowane w odpowiedniej książce eksploatacji oraz bezzwłocznie usunięte.

Obsługa miesięczna – wykonywana przez personel obiektu lub osobę kompetentną. Obsługa miesięczna powinna polegać na sprawdzeniu:

• awaryjnych zespołów prądotwórczych,
• zapasów papieru, tuszu lub taśmy dla każdej drukarki,
• wskaźników (test wskaźników).

Obsługa kwartalna – właściciel obiektu powinien zapewnić aby była ona wykonana przez osoby kompetentne. Obsługa kwartalna powinna polegać na:

sprawdzeniu wszystkich zapisów w książce pracy i podjęciu niezbędnych działań aby doprowadzić do prawidłowej pracy instalacji,

• spowodowaniu zadziałania co najmniej jednej czujki lub ręcznego ostrzegacza pożarowego w każdej strefie, w celu sprawdzenia czy centrala sygnalizacji pożarowej odbiera i wyświetla określone sygnały, emituje alarmy akustyczne oraz uruchamia wszystkie inne urządzenia ostrzegawcze i pomocnicze,
• sprawdzeniu czy monitoring uszkodzeń centrali sygnalizacji pożarowej funkcjonuje prawidłowo,
• sprawdzeniu zdatności centrali sygnalizacji pożarowej do uaktywnienia wszystkich trzymaków i zwalniaków drzwi,
• w miarę możliwości spowodowaniu zadziałania każdego łącza do straży pożarnej lub do zdalnego centrum stałej obserwacji,
• przeprowadzeniu wszystkich innych kontroli, prób określonych przez wykonawcę, dostawcę lub producenta, sprawdzeniu czy w budynku nastąpiły zmiany budowlane itp.

Wszystkie czynności powinny być zapisane w książce eksploatacyjnej. Zapisany powinien być także sposób i tryb usuwania występujących nieprawidłowości. Obsługa roczna – właściciel powinien zapewnić aby co najmniej raz w roku specjalista przeprowadził próby zalecane dla obsługi codziennej, miesięcznej i kwartalnej.

Obsługa roczna polega na:

• sprawdzeniu każdej czujki na poprawność działania zgodnie z zaleceniami producenta,
• sprawdzeniu zdatności centrali do uaktywnienia wszystkich funkcji pomocniczych,
• sprawdzeniu wzrokowo czy wszystkie połączenia kablowe i sprzęt są sprawne, nieuszkodzone i odpowiednio zabezpieczone,
• dokonaniu oględzin w celu ustalenia czy w budynku nastąpiły zmiany budowlane oraz czy pod każdą czujką utrzymana jest wolna przestrzeń co najmniej 0,5 m,
• należy sprawdzić również czy wszystkie ręczne ostrzegacze pożarowe są dostępne i widoczne, sprawdzeniu i przeprowadzeniu prób wszystkich baterii akumulatorów.

Należy również pamiętać o systemach o dużym stopniu złożoności tj. dużej integracji poszczególnych instalacji z systemem sygnalizacji pożarowej np. przegród przeciwpożarowych,  systemu kontroli dostępu, wentylacji, sterowania windami itp. Współpraca ta powinna być zapewniona w każdej chwili i być niezwodna. W takiej sytuacji należałoby rozważyć przeprowadzanie czynności konserwacyjnych dla systemu, który wiemy że jest najbardziej zawodny w sieci wzajemnie ze sobą powiązanych instalacji np. system wentylacji, który jest narażony na drgania, wilgoć itp.

Zakładając, że ze względu na wyżej wymienione warunki przeglądy systemu wentylacji przeprowadzamy raz na miesiąc, można rozważyć jednoczesne sprawdzenie systemu wentylacji z systemem jego wyzwolenia i sterowania. Po zakończeniu przeglądów (kwartalnego i rocznego) stan instalacji, oceniony przez specjalistę, powinien być opisany w książce eksploatacji. Pożądane jest także sporządzanie stosownego protokołu i przekazanie go właścicielowi obiektu. W książce powinny być również zapisywane wszystkie alarmy pożarowe.

Rzetelne prowadzenie książki serwisowej daje możliwość poddania tych danych analizie, mającej na celu wykrycie uszkodzeń systematycznych i podjęcie prawidłowych decyzji mających na celu ich usunięcie. W celu ułatwienia pracy obsłudze/serwisowi zasadne byłoby umieszczenie w pomieszczeniu technicznym wszystkich niezbędnych dokumentów dotyczących działania instalacji przeciwpożarowych np. dokumentacji techniczno-ruchowej, procedury postępowania alarmowego, rzutów architektonicznych z naniesionymi na nich elementami instalacji itp. Zgodnie z przepisami przegląd okresowy wykonywany raz na rok jest wystarczający. Organizując i wykonując czynności okresowe i konserwacyjne zgodnie z wyżej opisanymi zasadami zapewniamy utrzymanie stanu systemu sygnalizacji pożarowej na odpowiednim poziomie, a co za tym idzie odpowiedniego stanu bezpieczeństwa pożarowego budynku.

Mimo, że na rynku pojawiają się systemy, w których można wykonywać konserwację zdalnie, to nic nie zastąpi fi zycznego zadymienia czujki inicjatorem dymu, sprawdzenia czy wokół czujki jest wymagana wolna przestrzeń lub czy w obiekcie nie nastąpiły zmiany architektoniczne wymagające wprowadzenia
zmian w systemie sygnalizacji pożarowej.