Instrukcje ppoż wymagane są dla obiektów pełniących funkcję użyteczności publicznej, zamieszkania zbiorowego, produkcyjną, magazynową oraz inwentarską. Warunkiem jest by kubatura brutto budynków lub jego części stanowiącej strefę pożarową była większa niż 1000 m³ (1500m³ dla budynku inwentarskiego), a dla obiektu innego niż budynek powierzchnia strefy przekraczała 1000 m².

Obowiązek opracowania instrukcji bezpieczeństwa pożarowego należy do właściciela, zarządcy lub użytkownika obiektu.

Zakres dokumentu określa paragraf 6 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 czerwca 2010 r. w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków, innych obiektów budowlanych i terenów [Dz. U. z 2010 r. Nr 109 poz. 719].

Instrukcję należy poddawać okresowym aktualizacjom, co najmniej raz na dwa lata, a także po zmianach sposobu użytkowania obiektu lub procesu technologicznego, które wpływają na zmianę warunków ochrony przeciwpożarowej.